V rámci správy dokumentů se především vykonává spisová služba. Ta se vykonává nad všemi evidovanými dokumenty. K tomu slouží především Elektronický systém spisové služby a samostatné evidence. Další systémy označujeme jako ostatní systémy regulované podle § 3a zákona 499/2004 Sb. (zákon o spisovce).

Jde o systémy, v nichž se sice evidují dokumenty, ale nepodléhají požadavkům na ESSL.

👉 Příkladem takového systému může být třeba SharePoint či jiné komplexní DMS (nikoliv však jen souborové úložiště bez funkcí DMS), nebo další provozní systémy.

Takové informační systémy musí dle zákona splňovat zejména:

1. Uchování informací v souladu s § 3 odst. 5 Zákona, tzn. věrohodnost původu dokumentů, neporušitelnost jejich obsahu a čitelnost a tvorbu a správu metadat, A to do doby provedení výběru archiválií.
2. Provedení výběru archiválií mimo skartační řízení nebo umožnit aplikaci trvalého skartačního souhlasu podle § 15 odst. 4 Zákona.
3. Nevztahují se na ně požadavky Národního standardu pro elektronické systémy spisové služby (dále jen NSESSS). Lze dovodit, že na dokumenty a informace spravované v těchto systémech se nevztahují požadavky popisující výkon spisové služby v §§ 63-70 Zákona; nevztahují se na ně požadavky vyhlášky č. 259/2012 Sb., o podrobnostech výkonu spisové služby, pokud se nejedná o samostatnou evidenci podle této vyhlášky.

Jakým způsobem má Veřejnoprávní původce postupovat při určení systémů, udává vzorový dokument Procesní model posouzení systému podle § 3a.

Podrobnosti k těmto systémům a požadavky na ně stanovuje dle zákona Národní archiv ČR v dokumentu Informace Národního archivu na základě § 3a zákona 499/2004 Sb.