V sémantickém slovníku a Základy konceptuálních modelůkonceptuálním modelu pracujeme s několika základními prvky, kterým říkáme základní sémantické prvky. Těch je celkem 8 druhů.

Následuje přehled toho, co bychom o každém takovém prvku ve výsledném modelu měli vědět a umět najít v datech:

Konceptuální prvek Osoba: Osoba je subjekt, a to buď právnická osoba, právnický subjekt, nebo fyzická osoba. Je vždy jednoznačně identifikovatelná a veškeré transakce, jež se jí týkají, jsou s ní svázány. Údaje, které jsou o ní vedené, jsou její údaje subjektu údajů. (Jde o metaprvek z Metodiky KDM) Identifikátor osoby: Jednoznačný identifikátor osoby, jde buď o referenční identifikátor, nebo vlastní identifikátor svázaný s tím referenčním. Další identifikátory osoby: Pokud jsou důležité další identifikátory, tak je v rámci oprávnění stanovených pro jednotlivé druhy identifikátorů v NAP evidujeme, vždy musíme ale znát zdroj této identifikace, její závaznost a svázání s konkrétní osobou a relevanci pro jednotlivé účely identifikování a evidence údajů. Jméno nebo název osoby: Jméno fyzické osoby či název právnického subjektu, musí být shodné s referenční identitou, tedy pokud ji osoba má. Zdroj identity osoby: Odkud pochází identita této osoby? V naprosté většíně případů je referenční identita v základním registru (pro fyzické v ROB a pro právnické v ROS), pokud to tak není, tak je to ale cílový stav. Vedeme si tedy informace o tom, odkud jsme identitu nikoliv získali, ale kde ji považujeme za autoritativní. Primární systém evidence: Která evidence (informační systém) je tou pro nás primární evidencí osoby a jejích základních atributů u nás? Je primárně osoba evidována v Evidenci subjektů navázané na základní registry, nebo jen v jednom AIS bez propagace identity dovnitř úřadu? Je osoba ztotožněna: U osoby bychom si měli udržovat informaci o tom, zda jsme dokázali její identitu u nás navázat na referenční identitu vedenou v příslušném základním registru a pokud ne, tak proč a zajistit si nápravu. Proto je vhodné si vést údaj o tom, jestli je osoba ztotožněna a identifikována alespoň v jedné naší agendě, nehledě na to, zda přijímáme notifikace o změnách, nebo nikoliv. Důvody a účely evidence osoby: Nejen pro splnění povinností zákona o zpracování osobních údajů si vedeme informace o tom, z jakých důvodů (může jich být i více) danou osobu ve svém úřadě evidujeme či jsme evidovali. Aktuálnost údajů o osobě: Na obecné úrovni musíme vědět, zda jsou údaje o osobě ve všech našich kontextech potřebně aktuální. Tím myslíme, ne zda jsou přesné aktuální nyní, ale zda nám jejich aktuálnost stačí pro naše úřadování a potřeby. V jakých systémech evidujeme: Musíme vědět, v jakých všech informačních systémech a evideencích danou osobu evidujeme, ve vazbě na jednotlivé důvody. Kromě Primární evidence si tedy uchováváme i pŕehled o všech dalších systémech, kde evidujeme cokoliv co se dané osoby týká. * Konceptuální prvek Věc: Věc je objekt či předmět práva. Může se jednat o hmotnou věc (auto, budova, průkaz), ale i o nehmotnou abstraktní věc (právo řídit, zdravotní postižení, daň či poplatek). Věc je ve většině případů svázána s osobou jako jejím subjektem. Důležité ale u věci, stejně jako osoby, je, že je předmětem evidence a někde je evidována se všemi vlastnostmi a vztahy. I věc musí mít svůj jednoznačný identifikátor. (Jde o metaprvek z Metodiky KDM) Typ věci: Typ věci podle daného sémantického slovníku a konceptuálního modelu. Pojmenování věci: Je vhodné si danou věc správně pojmenovat, a to alespoň na logické úrovni. Pojmenování by mělo vycházet ze sémantického slovníku, ovšem mělo by také jednoznačně udávat jednu danou věc. Tedy kupříkladu u budovy je pro rozlišení dvou sídelních budov vhodné Budova Praha a Budova Brno. Závislost a samostatnost: Určuje, zda daná věc existuje samostatně a nezávisle na vazbách na osoby či věci, nebo nikoliv. Kupříkladu budova jako taková není nezávislá a samostatná, neboť existuje proto, že ji někdo vlastní a někdo ji postavil. Mlha je ale věc nezávislá a samostatná a existuje bez vazeb na nějakou konkrétní osobu. Kolek je na vazbách nezávislý a existuje samostatně, oproti tomu dokument s kolkem má svého jednoznačného vlastníka (odesílatele a původce). Jednoznačná identifikace věci: Také každá závislá věc musí mít svoji jednoznačnou identifikaci a identifikátor a musí být podle této identifikace vedena ve zdrojové evidenci a rozpoznatelná. Identifikátorem občanského průkazu je jeho číslo, identifikátorem budovy je identifikace v ISKN, identifikátorem vozidla je jeho registrační značka, identifikátorem faktury je její číslo. Další identifikace věci: Kromě primární identifikace může věc být identifikována ještě i dalšími vlastnostmi a identifikátory, které se také mohou evidovat a mohou sloužit jako rozpoznávací znaky pro danou věc, něco jako klientský identifikátor pro věc. Primární vazba na osobu: Jde-li o věc závislou na určité osobě (vlastnictví, původ, odesílatel, držitel), je nezbytné znát takovou vazbu a identifikovat takovou osobu. U budovy je to její vlastník, u datové schránky je to její držitel a třeba u doručeného dokumentu je to jeho odesílatel. Primární osobu či další osoby pak bereme v konceptuálním modelu jako osoby, vazbu věci na tuto osobu pak jako vazbu. Vazby na další osoby: Pokud je to pro úřadování důležité, eviduje se i další vazba či vazby na další osoby. U vozidla je další osobou jeho uživatel, nebo převážená osoba. U odesílaného dokumentu jsou to další příjemci apod. Pokud toto chceme evidovat, vedeme osobu jako osobu a modelujeme příslušnou vazbu v KDM jako vazbu. Rozsah věci: Některé věci mohou mít definovánu svoji míru či rozsah. Takovým abstraktním příkladem třeba může být věc Pokuta, která má rozsah Výše pokuty. Pokud u věci rozsah potřebujeme evidovat, musíme ho mít popsaný v konceptuálním modelu jako znalosti. Konceptuální prvek Role: Role osoby je reprezentací toho, že osoba jako subjekt je v určité roli nebo má určitou roli důležitou pro danou agendu a úřadování. Osoba má pochopitelně více rolí, i role může mít své vlastnosti a identifikaci. Role věcí nelze modelovat, protože věci nevystupují v právních vztazích, a tedy nemají právní role. (Jde o metaprvek z Metodiky KDM) Jaká osoba je v roli: Role je sama defacto prvkem osoby, u každé osoby evidované v roli je pochopitelně nutné vědět, o jakou konkrétní osobu se jedná. Jaká role: Je nutné vědět, o jakou roli se přesně jedná. Přitom vycházíme vždy ze sémantického slovníku a konceptuálního modelu dané agendy (pokud je modelována) nebo naší vnitřní oblastí (pokud jde o roli jen pro naše účely). Typ role: Typ role osoby, jde o klientskou roli stanovenou ze zákona či veřejnoprávním titulem, nebo o naši vnitřní roli jen pro naše účely. Zdroj definice role: Každá role musí být něčím určena/definována. Uvedeme tedy zdroj definice role, kupříkladu konkrétní ustanovení zákona, které roli definuje. Zdroj evidence role: Je-li osoba v dané roli, musí to být reprezentováno nějakými údaji ve zdrojové evidenci (třeba řidič je evidován v Registru řidičů, odesílatel faktury v našem ekonomickém systému). Původce role zodpovědný za evidenci v roli: Kromě samotné role a osoby a systému, v němž se eviduje daná role osoby, je nezbytné vědět, kdo do role fakticky uvádí, respektive, kdo je zodpovědným OVM za správné zavedení do role a za evidenci údajů o roli a jejích podrobnostech. Jde o toho primárního (u řidiče je to MD, u daňového subjektu je to MF, u pojištěnce zdravotního pojištění je to daná pojišťovna). Naše související role: Pokud nějaká obecná role souvisí s naší interní rolí, někde si to evidujeme. Datum vzniku role: Ve většině případů je nutné evidovat datum vzniku role dané osoby (od kdy má oprávnění řídit vozidlo). Jde většinou o datum události, na základě níž vzniká usazení do role. Má být reprezentováno údaji v systému zdrojové evidence role. Důvod vzniku role: Ve většině případů se jedná o událost, proto je důvodem většinou daná událost modelovaná v rámci konceptuálního modelu. (přidělení a evidence řidičského oprávnění) Má být reprezentováno údaji v systému zdrojové evidence role. Datum zániku role: Ve většině případů je nutné evidovat datum zániku role dané osoby, (od kdy již nemá oprávnění řídit vozidlo). Jde většinou o datum události, na základě níž zaniká osobě role. Má být reprezentováno údaji v systému zdrojové evidence role. Důvod zániku role: Ve většině případů se jedná o událost, proto je důvodem většinou daná událost modelovaná v rámci konceptuálního modelu. (odejmutí řidičského oprávnění) Má být reprezentováno údaji v systému zdrojové evidence role. Aktuálnost údajů o roli: Musíme vědět, zda námi vedené údaje o přiřazení osoby do role jsou v danou chvíli pro naše účely aktuální, nebo nikoliv. Konceptuální prvek Fáze: Fáze osoby či věci ukazuje, že osoba či věc je v danou chvíli v určitém stavu a fázi, tato fáze je navázána vždy na osobu či věc a má vždy identifikovaný svůj počátek a konec a lze ji dohledat činností či událostí. Fáze osoby je také reprezentována nějakými údaji v evidenci (třeba zničené vozidlo, nebo zaměstnanec v pracovní neschopnosti). (Jde o metaprvek z Metodiky KDM) Osoba či věc: Pochopitelně je důležité vědět, které osoby či věci se daná fáze týká. Použijeme vazbu na konkrétní prvek modelu dle schématu, a to pouze na prvek typu Osoba nebo Věc. Název fáze: Zásadní v rámci konceptuálního modelu je správné pojmenování dané fáze. Při sestavování názvu dodržujeme podobná pravidla jako pro název osoby či věci. Datum vzniku fáze: Konkrétní datum, kdy daná osoba či věc vstoupila do této fáze. Důvod vzniku fáze: Zde uvedeme konkrétní důvod, na základě něhož vznikla osobě či věci daná fáze. Důvod by měl být vázán na konkrétní legislativní ustanovení. Datum zániku fáze: Konkrétní datum, kdy daná osoba či věc vystoupila z této fáze. Důvod zániku fáze: Zde uvedeme konkrétní důvod, na základě něhož zanikla osobě či věci daná fáze. Důvod by měl být vázán na konkrétní legislativní ustanovení. Závislost a samostatnost fáze: Některé fáze mohou vznikat a zanikat samostatně bez závislosti na konkrétních událostech či činnostech. To ale v naprosté většině případů neplatí, a proto je nezbytné vědět a v konceptuálním modelu mít vazbu na činnosti a události, na základě nichž vzniká či zaniká fáze k osobě či věci. Zdroj evidence fáze: To, že je daná osoba či věc v určité fázi, musí být někde evidováno a udržováno včetně souvisejících vazeb. Musíme tedy vědět, který IS je zdrojem údajů o vzniku a zániku dané fáze a případných dalších podrobností. Konceptuální prvek Vazba: Jde o definovaný a pojmenovatelný vztah (vazbu) mezi osobami a věcmi (vlastník vlastní vozidlo, úřední osoba vystupuje jménem OVM). I vztah může mít své vlastnosti a musí být možné jej dohledat údaji z evidence, které reprezentují vztah. (Jde o metaprvek z Metodiky KDM) * Konceptuální prvek Činnost: Pojmem činnost v modelování myslíme nějakou interakci, ale také obecně proces. Jde o definovatelnou činnost s nějakým určitelným výsledkem (správní rozhodování, projednávání materiálu, dokazování, výpočet důchodu). Tento konceptuální prvek je asi nejabstraktnější a nejhůře pochopitelný. (Jde o metaprvek z Metodiky KDM) Pojmenování činnosti: Klíčové je pochopitelně správné pojmenování činnosti, které by mělo vycházet buď z legislativního pojmu, nebo z nějakého obecně známého pojmu. Zdroj definice činnosti: Naprostá většina činností je vlastně definována konkrétní legislativou. Pokud tomu tak je, musíme vědět, podle kterých konkrétních předpisů a jejich ustanovení definujeme danou činnost. Iniciátor: Ten, kdo danou činnosti iniciuje a spouští, může jít například o klientskou roli žadatele a nebo kupříkladu v případě činnosti těhotenství o osobu matky. Vždy by se mělo jednat o osobu či roli. Realizátor: Ten, kdo z pohledu úřadování danou činnost vykonává - tedy realizuje. Jde buď o osobu OVM, nebo o klientskou osobu či roli. Ve většině případů se v konceptuálním modelu nezabýváme konkrétní zaměstnaneckou rolí, ale úřadem jako realizátorem. Ve většině případů je realizátor stanoven zákonem a je tedy vhodné si vést i informace o konkrétních předpisech a jejich ustanoveních, která určují, kdo činnost vykonává. Osoby a věci: Kterých osob (včetně jejich rolí) a věcí se daná činnost týká? Vždy použijeme prvky konceptuálního modelu. Datum zahájení: Konkrétní datum, kdy byla činnost zahájena. Datum ukončení: Konkrétní datum, kdy byla činnost ukončena.. Události spojené s činností: Činnost je většinou posloupností určitých kroků, z nichž alespoň ty hlavní bychom měli mít zmodelovány jako události. To platí zejména o údálosti, kterou činnost začíná a končí. U činností tedy musíme vědět, jaké události jsou s ní spojeny a případně i závislosti těchto událostí. Posloupnost činností: V případě, že je to popisný konceptuální model vhodné, můžeme modelovat závislosti jednotlivých činností. Jde tedy o činnosti, které předcházejí, nebo následují po určité činnosti, nebo mohou běžet souběžně. * Konceptuální prvek Událost: Jednoznačně definovatelná pojmenovatelná událost, která se odehraje jednou v konkrétním čase. Modelujeme ty události, které jsou pro nás důležité z pohledu úřadování. Jde o úřední události (vydání rozhodnutí, jmenování do funkce, konec skartační lhůty) i o externí (narození dítěte, spáchání přestupku, nástup do výkonu trestu). (Jde o metaprvek z Metodiky KDM) Pojmenování události: Klíčové je pochopitelně správné pojmenování události, které by mělo vycházet buď z legislativního pojmu, nebo z nějakého obecně známého pojmu. Zdroj definice události: Některé události jsou vlastně definovány konkrétní legislativou. Pokud tomu tak je, musíme vědět, podle kterých konkrétních předpisů a jejich ustanovení definujeme danou událost. Subjekty události: Kterých subjektů, osob a rolí se daná událost týká? Kupříkladu u události dopravní nehoda je důležitý nejen ten, kdo nehodu způsobil, ale také všichni její účastníci a také všichni vlastníci a provozovatelé vozidel. Objekty události: Jakých objektů či věcí se daná událost týká? Kupříkladu u dopravní nehody se týká všech zúčastněných vozidel, ale také všech poškozených věcí. Datum události: Konkrétní datum, kdy se daná událost stala. Pozor, nezaměňovat s datem zápisu příslušné události do příslušné evidence. ** Rozhodné datum události: Jde o datum, které je rozhodné pro úřadování k dané události, tedy se může lišit od data samotné události. Kupříkladu u rozhodnutí je oproti datu události rozhodné datum jak vydání samotného rozhodnutí, tak především nabytí právní moci.

Toto je maximalistický výčet a zároveň jde o seznam všeho, co máme vědět. To ale neznamená, že tohle vše musíme u všech prvků modelovat v konceptuálním modelu a nebo reprezentovat údaji, ale máme vědět, kde to najdeme a jestli tyhle rámcové věci všechny víme.