Principy a zásady pro využívání UI v úřadu

V úřadu si stanovíme následující základní principy pro nasazování a využívání umělé inteligence. Jde o interní principy určené pro snazší adopci UI:

UI nezakazujeme a podporujeme: Využívání umělé inteligence plošně nezakazujeme a naopak jej podporujeme tam, kde to dává smysl

Koordinujeme nasazení UI: Umělá inteligence je oblast, kterou v úřadu musí někdo koordinovat a řešit a nenechat ji pracovat živelně

Máme pro UI pravidla: Místo snah o zákazy a umělá omezení si v úřadu stanovíme pravidla pro nasazení a používání umělé inteligence a tato pravidla poctivě vysvětlujeme a uplatňujeme

Pomáháme zaměstnancům s UI: Umělá inteligence je nový nástroj a proto se musíme naučit zodpovídat otázky uživatelů a vysvětlovat její přínosy a dopady v praxi

Edukace a praktické ukázky UI: Umělá inteligence je praktický nástroj a proto vzděláváme a ukazujeme na konkrétních praktických a neabstraktních příkladech

Používáme integrované nástroje: Pro práci s umělou inteligencí nenecháme nekontrolovatelně bujet využívání obecných nástrojů, které našim zaměstnancům nenabízí výhody korporátního využití UI, místo toho najdeme a zavedeme jen integrované nástroje UI, aby s ní mohli zaměstnanci pracovat v jimi využívaných aplikacích a nepřenášeli data mimo náš perimetr.

UI jako POC: Nasazení umělé inteligence je POC (Proof of koncept) a tak se k němu zpočátku chováme, včetně pravidel, dokumentace, zásad a pilotních ověření ve vybraných útvarech

UI máme v IK: Využití umělé inteligence a jeho základní pravidla zmíníme i v informační koncepci úřadu

UI modernizuje: Využívání umělé inteligence je velice dynamická věc a my se nemůžeme snažit ji zpočátku naroubovat na svázané procesy typické pro úřad

Toto jsou vzorové principy, které si samozřejmě každý úřad může doplnit o další, ale je třeba mít jako u všeho na paměti, že méně je někdy více. Jde o principy, které by měly být uvedené v informační koncepci OVS, jako doplňující architektonické principy i v architektuře, ale hlavně by se měly v úřadu prakticky dodržovat.

UI nezakazujeme a podporujeme

Využívání umělé inteligence plošně nezakazujeme a naopak jej podporujeme tam, kde to dává smysl

Důležitý je pozitivní přístup. UI nezakazujme, protože to fakticky stejně nejde. Místo toho najděme cesty, jak zavedení a práci s využitím UI skutečně řídit a s pozitivním nábojem ji postupně a srozumitelně do úřadu zapojit.

Koordinujeme nasazení UI

Umělá inteligence je oblast, kterou v úřadu musí někdo koordinovat a řešit a nenechat ji pracovat živelně

Je velice důležité, aby se někdo v úřadu UI věnoval komplexně. Stávající IT odborníci mají sice již dost současné práce, ale zrovna tato oblast se bez řádné koordinace a bez rozmyslu nedá správně implementovat. Někdo v úřadu by za tuto oblast měl zodpovídat, měl by koordinovat nasazování a využívání UI v jednotlivých procesech, měl by poskytovat aktivní podporu uživatelům, edukovat je a ukazovat jim, co a jak.

A v neposlední řadě by měl zavádění UI řešit jako projekt či soubor projektů a měl by také vedení úřadu reportovat stav a potřeby i zjištěné problémy a příležitosti.

Máme pro UI pravidla

Místo snah o zákazy a umělá omezení si v úřadu stanovíme pravidla pro nasazení a používání umělé inteligence a tato pravidla poctivě vysvětlujeme a uplatňujeme

Bez pravidel to nepůjde. A hned napoprvé se vám jistě nepodaří stanovit všechna a správná pravidla. Pravidla by měla být dvojího druhu:

Pravidla pro úřad, jak UI zavádíme, kde je přípustná a kde ne a jak s ní pracujeme

Pravidla pro uživatele, kdy a jak mohou používat jaké konkrétní nástroje a proč nemohou používat jiné

Absolutní zákazy nebudou fungovat, obecně tedy UI nezakazujme, ale místo toho si v úřadu raději Stanovme pravidla pro UI, jen tak to bude fungovat.

Jako inspirace mohou sloužit Jak konstruovat pravidla pro úřad a Jak konstruovat pravidla pro uživatele.

Důležité ale je, stanovovat pravidla jednoduchá a hlavně je mít písemně a snadno dostupná pro každého. S UI Nedělejme tajnosti a naopak Poskytněme maximum informací pro všechny zaměstnance, nehledě na to, zda UI nakonec budou používat a či nikoliv.

Pomáháme zaměstnancům s UI

Umělá inteligence je nový nástroj a proto se musíme naučit zodpovídat otázky uživatelů a vysvětlovat její přínosy a dopady v praxi

Důležité je komunikovat. Zaměstnanci nejen v úřadu se o UI dozvídají z noha různých zdrojů a různé informace. Je velice důležité, aby od zaměstnavatele dostávali jasné signály a dostatečné informace a to nejen pro pracovní použití. Musí vědět a věřit, že ať se někde na internetu dočtou cokoliv, to co jim říká odborník zaměstnavatele (jejich úřadu) je správné a mají se řídit podle toho.

Proto zaměstnancům Poskytněme maximum informací a pokud něco v danou chvíli nevíme, Nebojme se odpovědí nevíme.

Na intranetu nebo zaměstnaneckém portále udělejme sekci o UI, kde budou odkazy na relevantní a opravdu užitečné informace a také na námi stanovená pravidla.

Komunikujme výhody a dopady UI s vedoucími pracovníky všech odborů v úřadu nehledě na to, zda si oni sami myslí či nemyslí, že jejich podřízení UI využívají nebo ne

Zjistěme si třeba i anonymně, jaké jsou zkušenosti, znalosti a také potřeb našich zaměstnanců ohledně UI

Proaktivně spolu s vedoucími odborníky hledejme oblasti, kde by se dala UI využít a s využitím principu ji zavádějme tam, kde to dává smysl. Tam, kde to smysl nedává, to pečlivě vysvětlujme.

Naším prvořadým cílem by mělo být, aby naši lidi chodili pro informace o UI k nám a ne na různé externí mnohdy nepřesné zdroje na internetu

Edukace a praktické ukázky UI

Umělá inteligence je praktický nástroj a proto vzděláváme a ukazujeme na konkrétních praktických a neabstraktních příkladech

Umělá inteligence (UI) je praktický nástroj, který může výrazně zlepšit efektivitu a kvalitu práce na úřadech. Proto je důležité vzdělávat zaměstnance úřadů a ukazovat možnosti UI na konkrétních praktických příkladech, nikoli jen obecně a abstraktně. Tento přístup umožňuje lépe pochopit, jak UI funguje a jak může být využita v každodenní kancelářské a rutinní práci, stejně jako při zpracování dat.

Praktické ukázky poskytují jasný a konkrétní obraz toho, jak UI může řešit specifické problémy na úřadech. Například, místo abstraktního popisu algoritmů strojového učení, můžeme ukázat, jak UI pomáhá automatizovat administrativní úkoly, jako je třídění dokumentů, zpracování formulářů nebo analýza dat. Tímto způsobem se teoretické koncepty stávají hmatatelnými a snadněji pochopitelnými pro zaměstnance úřadů. Dostatečná a správná edukace je klíčová pro to, aby zaměstnanci úřadů mohli plně využít potenciál UI. Když vidí konkrétní příklady, jak UI zlepšuje efektivitu jejich práce a usnadňuje rutinní úkoly, jsou více motivováni se o tuto technologii zajímat a učit se ji používat. Navíc, praktické ukázky mohou pomoci rozptýlit obavy a mýty spojené s UI, protože ukazují její skutečné přínosy a omezení.

Příprava školení a videoukázek práce s konkrétními UI nástroji je dalším důležitým krokem. Tato školení a videa mohou zaměstnancům ukázat, jak přesně využívat UI v jednotlivých procesech, což jim umožní rychleji a efektivněji osvojit si nové technologie. Praktické ukázky a školení tak nejen zvyšují kompetence zaměstnanců, ale také podporují inovace a zajišťují, že technologie je využívána efektivně a eticky. Celkově vzato, vzdělávání prostřednictvím praktických příkladů, dostatečné edukace a cílených školení přináší mnoho výhod. Pomáhá zaměstnancům úřadů lépe pochopit a přijmout UI, podporuje inovace a zajišťuje, že technologie je využívána efektivně a eticky. A také v souladu s tím, jaká jsou v úřadu pravidla pro UI.

Používáme integrované nástroje

Pro práci s umělou inteligencí nenecháme nekontrolovatelně bujet využívání obecných nástrojů, které našim zaměstnancům nenabízí výhody korporátního využití UI, místo toho najdeme a zavedeme jen integrované nástroje UI, aby s ní mohli zaměstnanci pracovat v jimi využívaných aplikacích a nepřenášeli data mimo náš perimetr.

Ať chceme nebo nechceme, zaměstnanci už UI dávno používají. Většina z nich využívá generální nástroje zadarmo, především obecný Chat GPT. Takové nástroje ale nejsou uzpůsobeny využití v korporátním prostředí, proto nedávají tak profesionální výsledky. Přitom již nyní i zadarmo disponujeme technologiemi UI integrovanými do našeho prostředí. U Microsoftu je to Copilot, u Google je to Gemini. Podle toho, jakou platformu v úřadu používáme, naše zaměstnance nasměrujeme na tyto integrované nástroje a v první fázi je zatím jedno, zda je budou využívat zdarma, či zda jim pořídíme PRO licenci.

Využitím nástrojů UI vyvíjených platformou, kterou využívají zaměstnanci denně (třeba kancelářské aplikace Word nebo Google Dokumenty) lze již nyní dosáhnout jednak kvalitnějších výsledků a jednak se UI učí na úrovni uživatele, takže byť ve verzi zdarma, pokud je uživatel přihášen svým pracovním účtem, bude se jeho UI učit dobudoucna.

Používání generálních nástrojů typu webové rozhraní Chat GPT nebo Claude, není pro tyto účely určeno a jeho kvalita se postupem času na úrovni uživatele příliš nezlepšuje.

Kromě toho, uživatel by měl pracovat s jedním modelem a jedním UI nástrojem, pokud se naučí na všechno používat obecný Chat GPT, budeme ho v budoucnu jen těžko obracet na námi podporovaný nástroj pracující s našimi daty.

UI jako POC

Nasazení umělé inteligence je POC (Proof of concept) a tak se k němu zpočátku chováme, včetně pravidel, dokumentace, zásad a pilotních ověření ve vybraných útvarech 8. UI máme v IK!: Využití umělé inteligence a jeho základní pravidla zmíníme i v informační koncepci úřadu 9. UI modernizuje!: Využívání umělé inteligence je velice dynamická věc a my se nemůžeme snažit ji zpočátku naroubovat na svázané procesy typické pro úřad

Zkoušení a nasazování umělé inteligence v úřadu jako organizaci v roli orgán veřejné správy (podle zákona o ISVS) je klasickým příkladem Proof of conceptu (POC) a musíme na něj aplikovat pravidla pro POC, která dle vyhlášky o dlouhodobém řízení stejně musíme stanovit.

Jde zejména o

Dodržení procesu posuzování ověřovacích konceptů a posouzení výsledku POC

alespoň základní dokumentaci k POC

UI máme v IK

Využití umělé inteligence a jeho základní pravidla zmíníme i v Informační koncepci úřadu

Úřad je v roli orgán veřejné správy (podle zákona o ISVS) a jako jednu z povinností dlouhodobého řízení má mít a uplatňovat svoji informační koncepci OVS. V ní musí být stran umělé inteligence uvedeno zejména

zda a jak se využívá (Část A1)

jaké jsou reakce OVS na trend UI (kapitola k reakcím na moderní trendy)

jaké jsou stávající projekty a POC k UI (část A3 a B1 a B3)

jaké má OVS stran UI obecné plány a kdo je řeší (Část A3 a B3)

UI modernizuje

Využívání umělé inteligence je velice dynamická věc a my se nemůžeme snažit ji zpočátku naroubovat na svázané procesy typické pro úřad

Umělá inteligence je jen nástroj. Přes veškeré bombastické prezentace na internetu, jde jen o předprogramované modely, které budou pracovat tak kvalitně a profesionálně, jak si je nastavíme. Budeme-li tedy umělou inteligenci nasazovat do polofunkčních a neefetkivních procesů, bude se chovat stejně. Zavádění nástrojů UI nám velice brzy ukáže naše vlastní procesní nedostatky. UI je tedy jedním z motivátorů pro změnu procesů a ne naopak.