Proč spisová služba existuje?
Aby byl pořádek v dokumentech, šlo je vždy rychle najít a pracovat s nimi.
Aby existovaly důkazy každé operace a manipulace s dokumenty, včetně toho, kdo a kdy ji udělal.
Aby měl původce důkazní prostředky o své práci a nezpochybnitelné prokázaní dokumentu.