Rozšířené popisy činností věcného gestora

Útvar nebo osoby, které jsou v roli Věcný gestor za agendu či oblast, musí primárně pro celou agendu vykonávat zejména následující činnosti:

Zodpovědnost za soulad výkonu agendy či oblasti se všemi požadavky legislativy

Věcný gestor zodpovídá za danou agendu či oblast napříč všemi činnostmi a vrstvami úřadu, tzn. i mimo svůj útvar. Jde o obecnou zodpovědnost v rámci celého úřadu.

Dohled nad faktickým výkonem agendy

Sledování požadavků a povinností legislativy, jak z obecné legislativy, legislativy EG, tak také z jednotlivých agendových a oborových zákonů a vyhlášek

Dohled nad tím, zda se plní povinnosti plynoucí z procesních právních předpisů (kupříkladu Správní řád, Občanský zákoník) a ze zákonů k digitalizaci (digitální zákony, elektronická identita, využívání a poskytování údajů apod.)

V rámci Assessmentu povinností (pokud je úřadem zpracováván) informovat o plnění povinností v assessmentu uvedených pro svoji agendu či činnost

Spolupracuje s rolemi:

(spolupracuje defacto s kýmkoliv, kdo má nějakou roli a procesní činnost)

Právní útvar, Legislativní garant, Legislativní útvar: souvislosti s právním řádem a předpisy

Compliance manažer, Útvar pro sledování souladu (compliance): posuzování plnění všech povinností a souladu s obecnými povinnostmi

Garant Assessmentu povinností: digitální povinnosti a jejich plnění

Hlavní architekt, , Hlavní datový architekt, Architekt řešení: konkrétní věci k agendě a její realizaci a soulad s obecnými věcmi a architekturou EG

Zodpovědnost za správnost a úplnost ohlášení agendy a jejich podrobností ohlašovatelem

Věcný gestor v rámci zodpovědnosti úřadu za správnost údajů v RPP k daným agendám, kontroluje správnost údajů a uplatňuje reklamace ohlašovateli. Také komunikuje s ohlašovatelem agendy pokud je to nutné. Dále vyřizuje zprávy z RPP/AISP k výkonu působnosti a činnostem a údajům a systémům ohlašovatele pro dané OVM, byť jejich technické vyřízení zajišťuje editor AISP, či administrátor RPP/AIS v úřadu.

Přístup k datům o agendách v rámci Registru práv a povinností, respektive AIS působnostního v roli čtenáře, pravidelná kontrola správnosti všech podrobností o agendě

Po předání či zpřístupnění oznámení o změně ohlášení agendy, respektive o změně působnosti a registrace pro agendu, její verifikace a podklad pro námitku vůči ohlašovateli

Zodpovědnost za soulad činností zaměstnanců úřadu s činnostními rolemi v agendě a za zařazování uživatelů vykonávajících agendu do těchto činnostních rolích

Reklamace jakéhokoliv nesouladu reality s agendou a komunikace s ohlašovatelem agendy o těchto reklamacích

Spolupracuje s rolemi

Lokální administrátor RPP/AISP: přístup do AISP, zajištění předávání údajů z RPP a notifikací

, zápis reklamovaných údajů do AISP, změny ohlášení, lamace

Compliance manažer, Útvar pro sledování souladu (compliance): konzultace k souladu

Sledování a reklamace ohlášení agend a jejich podrobností v RPP a komunikace s ohlašovatelem

Věcný gestor v rámci zodpovědnosti úřadu za správnost údajů v RPP k daný agendám, kontroluje jejich správnost a uplatňuje reklamace ohlašovateli. Také komunikuje s ohlašovatelem agendy pokud je to nutné. Dále vyřizuje zprávy z RPP/AISP k výkonu působnosti a činnostem a údajům a systémům ohlašovatele pro dané OVM, byť jejich technické vyřízení zajišťuje editor AISP či administrátor RPP/AIS v úřadu.

Přístup do AIS působnostního a sledování údajů o agendě

Zodpovědnost zejména za: nahlášenou působnost úřadu v agendě, rozsah a přidělení činností k činnostním rolím, přidělení a úplnost činnostních rolí, ohlášení vlastních ISVS a přiřazení agendě, vymezení rolí v JIP dle činnostních rolích pro dané AISy a agendy, rozsah ohlášených údajů v agendě, rozdělení údajů na poskytované, využívané, vlastní, rozsah přístupu k údajům v agendě a kontexty pro jejich výměnu, rozsah přístupu k cizím AISům a ISVS a jejich službách, služby a úkony a obslužné kanály k úkonům

Každý nedostatek reklamovat u ohlašovatele a zajistit součinnost s ohlašovatelem a vynucování řešení reklamací nebo chyb v agendě

Správa činnostních rolí v rámci Správy dat v JIP

Spolupracuje s rolemi

Digitální zmocněnec úřadu: obecně ke komunikaci s ohlašovatelem, eskalace

Hlavní architekt, Hlavní datový architekt: soulad s architekturou EG, rámcovou architekturou agendy a architekturou úřadu

Lokální administrátor JIP: Správa činnostních rolí v agendě a usazování konkrétních uživatelů do rolí

Lokální administrátor RPP/AISP: přístup do AISP a k údajům o agendách

Zodpovědnost za správnost informací o poskytování služby pro všechny služby v agendě

Věcný gestor je v rámci dané agendy pro úřad zodpovědný mimo jiné za správnost a úplnost dat o službách poskytovaných úřadem v rámci agendy, za údaje o službách a jejich poskytování v Katalogu služeb veřejné správy a nebo v katalogu služeb úřadu a za správnost a úplnost dat v ohlášení agendy v Registru práv a povinností týkajících se služeb a úkonů. Pokud je daný úřad ohlašovatelem agendy, přímo ohlášení opravuje. Pokud není ohlašovatelem, řeší nesprávnost ohlášení s ohlašovatelem reklamací a trvá na nápravě. Spolupracuje při tom také s DIA jako správcem Katalogu služeb veřejné správy a se správcem případného katalogu služeb úřadu. Také zodpovídá za to, aby byly správně uvedené informace o službách a jejich poskytování třeba na internetových stránkách a to s využitím referenčních údajů v KSVS.

V roli ohlašovatele: zodpovědnost za pravdivost a úplnost všech podrobností o všech službách v RPP, všech službách v Katalogu služeb veřejné správy a jejich podrobností, všech úkonech, činnostních rolí navázaných na službu agendy, odkazech v popisech v KSVS, odkazech a funkčnosti elektronických formulářů pro činění úkonů

V roli OVM působícího: Sledování a kontrola všech údajů o všech službách veřejné správy jež úřad poskytuje a o všech úkonech jež lze vůči němu činit (včetně chybějících), reklamace chyb a nesprávností či chybějících údajů v KSVS u ohlašovatele

Evidence informací o službách, včetně podrobností o všech věcech, které je zapotřebí pro řádné poskytnutí služby daným úřadem

Správa informací o službách pokud si úřad vede vlastní Katalog služeb úřadu, o informacích zveřejněných o službách klientům a o zpětné vazbě

Spolupracuje s rol*

Lokální administrátor RPP/AISP: přístup do AISP, zapisování změn, reklamace

Správce katalogu služeb úřadu: aktualizace informací o službách v lokálním katalogu a na webu, správa služeb a interních údajů o nich

Metodická činnost a konzultační činnost pro ostatní útvary úřadu

Věcný gestor v rámci své zodpovědnosti také metodicky působí, tvoří výklady a metodiky a nebo zajišťuje plnění metodik z národní úrovně v celém úřadu a také pro danou oblast či agendu poskytuje konzultační podporu a školení odborným pracovníkům úřadu.

Při této metodické činnosti spolupracuje s ústředními úřady a ohlašovateli a gestory daných agend a zapracovává také jejich metodiky

Do této činnosti patří také kontrola výkonu dané agendy či oblasti napříč všemi zainteresovanými útvary v úřadu

Spolupracuje s rolemi

Legislativní garant, Právní útvar, , Compliance manažer, Vlastník procesu: tvorba a uplatňování metodik

Interní auditor: vnitřní kontrola a audit

Zajištění plnění práv klientů z PDS v dané agendě či v oblasti

Věcný gestor zodpovídá na všech vrstvách (metodická, procesní, technická, datová) za to aby byla naplněna veškerá práva klientů a dalších subjektů. Jedná se o obecná práva, ale i o specifická práva stanovená třeba zákonem 12/2020 o právu na digitální služby. To nezahrnuje jen právo na službu, na poskytnutí digitální služby, na digitální úkon a další práva ze zákona o PDS, ale i kupříkladu právo na výhradní komunikaci a doručování datovou schránkou, nevyžadování elektronického podpisu u podání a úkonu, právo na slevu ze správního poplatku, apod. Tato všechna práva zná a zajistí, aby nebylo jakkoliv narušeno jejich plnění.

Absolutní znalost obecných i konkrétních práv a povinností klienta a povinností úřadu v dané agendě či oblasti

Zajištění organizačních, personálních, procesních i technických podmínek proto, aby klient mohl veškerá svá práva bez problémů a dalšího vymáhání plně naplňovat

Zajištění souvisejících povinností úřadu jako poskytovatele služby vůči klientovi, aby byla naplněna všechna jeho práva

Dohled nad dodržováním digitálních povinností, jako je komunikace datovou schránkou, obslužné kanály, dostatečná a správná data, správně připravené formuláře, informace o službách klientům, plnění jednotlivých práv ze zákona o PDS

Zodpovědnost za správnost obsahu formulářů, včetně elektronických formulářů a předvyplnění údajů a zajištění funkčnosti elektronických formulářů podle zákona o PDS

Spolupracuje s rolemi

Digitální zmocněnec úřadu: vrcholová zodpovědnost za digitální služby a PDS: zhodnocení a zlepšování digitálních povinností vůči klientovi

Legislativní garant, Právní útvar, Útvar pro sledování souladu (compliance), Compliance manažer: vymezení údajů, formuláře, data ve formulářích, procesy, klient na prvním místě, apod.

Hlavní architekt, Hlavní datový architekt, Architekt řešení: architektura

Manažer kvality: sledování a řízení kvality včetně kvality služeb

Věcný správce informačního systému, Technický správce informačního systému: řešení a služby informačních systémů, včetně portálů a elektronických formulářů

Útvar spisové služby: dokumenty a úkony, doručování a odesílání dokumentů

Definování a řešení datových potřeb agendy

V rámci povinností vedení prioritních datových oblastí a řešení datových potřeb se věcný gestor za agendu či oblast (nehledě na to, zda je i věcným správcem IS) zabývá řešením datových potřeb pro fungování agendy bez nutnosti dodatečného získávání dat od subjektů. Jde o datové potřeby využívání údajů z jiných agend či veřejného datového fondu a o datové potřeby poskytování údajů jiným agendám či publikování dat jako otevřená data. Zodpovídá za evidenci datových potřeb a za jejich realizaci, včetně souladu s datovými katalogy a včetně technických řešení pro sdílení dat.

Pro každý nedostatek ve zdroji dat, kupříkladu pokud nemáme pro agendu data z jiné agendy veřejné správy, musí být zadána datová potřeba do evidence datových potřeb a musí se striktně vyžadovat její realizace

Pokud vyžadujeme údaje od klienta, je to také datová potřeba, která většinou končí sdílením údajů z jiné agendy v rámci propojeného datového fondu a nebo alespoň nevyžadování údajů v rámci úřadu, tedy sdílení údajů s jinými útvary v rámci úřadu

Datové potřeby, respektive zdroje a kvalita dat souvisí také s formuláři

Spolupracovat s hlavním datovým architektem a datovým manažerem v úřadu na faktickém řešení datových potřeb

Pravidelné vyhodnocování datových potřeb v rámci dané agendy či oblasti

Spolupracuje s rolemi

Garant správy dat, Hlavní architekt: identifikace, evidence a správa datových potřeb a jejich řešení

Správce primárních dat, Správce služby: pro konkrétní datové oblasti, data a služby

Manažer kvality, Interní auditor: datové potřeby jsou sledováním rizik a kvality

Zajišťování zdrojů dat pro danou agendu či oblast a jejich propojení

V rámci působnosti úřadu lokálně kontroluje dodržení věcným správcem systému stanovených parametrů nastavení jak datových propojení, tak přístupových oprávnění pracovníků úřadu k informačním systémům využívaným úřadem v rámci jím vykonávaných agend.

Absolutní znalost potřebných dat a to včetně kategorizace dat podle zdrojů a jednotlivých zdrojů, kde se mají data získávat

Vytváření nebo spoluvytváření a správa konceptuálního datového modelu dané agendy a nebo adopce konceptuálního datového modelu agendy, pokud je vyhlášený jako závazný datový model z národní úrovně

Znalost vazby konceptuálního datového modelu na konkrétní datové modely v jednotlivých informačních systémech u nichž je úřad jejich správcem a zodpovědnost za datové struktury v těchto informačních systémech

Zajištění všech potřebných dat ze zdrojů veřejné správy, tedy z jiných agend a to výměnou údajů prostřednictvím propojeného datového fondu

Spolupráce s ohlašovatelem agendy ke tvorbě a vynucování výměny dat v PPDF prostřednictvím správných a úplných kontextů dat

Narovnání vedení dat v dané agendě s údaji ohlášenými v rámci agendy v RPP, správné vedení údajů

Spolupráce s datovými architekty a správcem dat resp. datovým manažerem

Spolupracuje s rolemi

Hlavní datový architekt, Garant správy dat: identifikace dat, datová architektura, správa a řešení datových potřeb

Správce dat, Správce primárních dat: pro jednotlivé skupiny dat a datové oblasti

Koordinátor pro otevřená data v organizaci, Kurátor datové sady, Správce Lokálního katalogu otevřených dat: pro otevřená data

Digitální zmocněnec úřadu: vrcholová zodpovědnost za digitalizaci, komunikace s ostatními OVM, eskalace

Sledování a hodnocení kvality dat

Věcný gestor kromě faktického zajištění datových potřeb a zdrojů dat z jiných agend a nebo třeba z veřejného datového fondu, také zodpovídá za kontinuální sledování a řízení kvality dat v rámci řízení kvality služeb. Stanovuje kvalitativní požadavky a kritéria pro kvalitu dat a navrhuje a realizuje opatření pro zvýšení kvality dat a jejich zdrojů. To se týká nejen dat samotného úřadu, ale také externích datových zdrojů.

Plnění požadavků a povinností plynoucích ze zavedeného řízení kvality dat v úřadu

Spolupracuje s rolemi

Garant správy dat, Hlavní datový architekt: data, rozsah a jejich kvalita

Správce dat, Správce primárních dat: pro jednotlivé skupiny dat a datové oblasti

Manažer kvality: datová kvalita jako součást řízení kvality a rizik

Koordinátor pro otevřená data v organizaci: kvalita dat v rámci otevřených dat

Interní auditor: kvalita dat jako součást sledování kvality a managementu rizik u vnitřní kontroly

Výkon spisové služby a správa dokumentů v agendě či oblasti

Věcný gestor spisové služby a správy dokumentů úřadu je zodpovědný za soulad vykonávaných procesů s platnou legislativou, k čemuž je oprávněn nastavit interní pravidla (Spisový řád) úřadu a vyžadovat úspěšné absolvování uživatelských školení a dodržování těchto pravidel všemi pracovníky úřadu (tj. i těmi, kteří nejsou uživateli systému elektronické spisové služby).

Dodržování správy dokumentů a to s využitím povinného výkonu spisové služby v plném rozsahu v elektronické formě

Dohled nad tím, aby byly doručené dokumenty správně zaevidovány v elektronickém systému spisové služby nebo jeho podatelně a popřípadě následně v příslušném informačním systému pro správu dokumentů, aby řádně probíhala jejich digitalizace a zařazování do spisu

Stanovení podrobností procesů odborné správy dokumentů a to vždy v souladu se základními procesy a principy spisové služby a kontrola dodržování těchto vnitřních procesů

Sledování metodických dokumentů na centrální úrovni nejen od ohlašovatele příslušné agendy a jejich správná adopce a realizace v úřadu. Poskytování zpětné vazby ohlašovateli a oznamování nesprávností, či nesouladu s realitou a aktivní spolupráce na vylepšení metodického základu

Zajištění správných věcných skupin a typů dokumentů ve Spisovém a skartačním plánu úřadu, včetně správného skartačního režimu a skartační lhůty pro jednotlivé druhy dokumentů

Faktická realizace a nebo odborný dohled nad realizací skartačního řízení pro typy dokumentů v rámci dané agendy, či oblasti, nebo dohled nad vyřazováním dokumentů mimo skartační řízení

Spolupracuje s rolemi

Útvar spisové služby: výkon SSL, spisový řád, spisový plán, skartační režimy, věcné skupiny a druhy dokumentů

Vlastník procesu: pro každý proces

Zajištění přístupu k cizím systémům a komunikace s jejich správci

Věcný gestor je kontaktem pro správce cizích informačních systémů, a to zejména u informačních systémů veřejné správy, ke kterým zaměstnanci úřadu přistupují při výkonu svých činností. Určuje jednotlivé osoby s přístupem do systému, zřizuje pro ně role v rámci JIP/KAAS či CAIS a zajišťuje technické fungování přístupu ze zařízení úřadu do cizího informačního systému s využitím konektivity přes CMS. Také sleduje změny v uživatelské části provozní dokumentace cizího systému a v jeho Provozním řádu a zajišťuje realizaci změn stanovených správcem IS v podmínkách úřadu.

Zajišťování veškeré odborné komunikace se správcem jiného informačního systému, včetně metodik a konzultací pro uživatele systému

Prostřednictvím lokálního administrátora JIP udávání seznamu konkrétních uživatelů za dané OVM v jejich činnostních rolích a přístup k cizímu AISu prostřednictvím JIP/KAAS

Evidence všech uživatelů v rolích využívajících pro svoji agendovou práci jakýkoliv cizí systém, ať už jde o AIS nebo nikoliv a pravidelná kontrola přístupu

Stanovování vnitřních podmínek používání jiných informačních systémů v návaznosti na platný provozní řád cizího systému

Zajišťování první technické podpory uživatelům jiného systému. Pokud se dotaz nevyřeší, komunikace se správcem systému, zadávání a sledování požadavků do servicedesku a zajištění vyřizování požadavků podpory u správce

Spolupracuje s rolemi

Lokální administrátor czechpoint@office, Lokální administrátor JIP, Lokální administrátor RPP/AISP: zajištění nastavení uživatelů, identit, rolí, kontextů a technické výměny údajů v propojeném datovém fondu