Rozdělení procesů a činností v úřadu

V úřadu jako v organizaci je pro lepší uchopení vhodné si procesy rozdělit do několika kategorií. Pro každou kategorii pak platí jiné podmínky:

Diagram Skupiny byznys procesů a činností

Byznysové procesy a činnosti: Procesy a činnosti v organizaci jako celek

Procesy výkonu veřejné správy: Procesy a činnosti v organizaci, pokud je orgánem veřejné moci, vykonává působnost dle agendového modelu veřejné správy, tak vykonává veřejnou správu. Procesy spojené s výkonem agendy veřejné správy jsou procesy výkonu veřejné správy. K nim organizace využívá agendové informační systémy.

Činnosti v přenesené působnosti: Činnosti, jež jsou stanoveny jako výkon přenesené působnosti, stanovuje agendový zákon a jsou realizovány územně samosprávným celkem příkazem zákona jako přenesená působnost. Musí mít vazbu na agendu a činnost v rámci Registru práv a povinností prostřednictvím agendového modelu veřejné správy.

Činnosti v samostatné působnosti: Činnosti, jimiž je realizována samostatná působnost územně samosprávných celků, není přenesenou působností ze zákona, ale zákon či jiný právní předpis stanovuje věc jako samostatnou působnost. I při samostatné působnosti musí být dodržovány obecné principy veřejnoprávních činností, avšak činnosti samostatné působnosti si upravuje územně samosprávný celek sám a nevychází většinou z činnosti agendového modelu veřejné správy.

Veřejnoprávní procesy: Procesy a činnosti v organizaci, které sami nejsou výkon veřejné správy, ale slouží jako podpůrné procesy veřejné správy a pro fungování organizace a jsou také obecně nařízené zákonem. Jde o společné procesy a schopnosti organizace jako celku, jako například spisová služba, ekonomika, personalistika nebo správa rozpočtu.

Provozní procesy: Procesy a činnosti v organizaci, které slouží pro její vnitřní fungování a udržování obecných povinností. Buď nejsou zákonem přímo regulovány anebo jsou stanoveny jako obecné s tím, že organizace je může vykonávat libovolným způsobem. Nejedná se přitom o výkon veřejné správy. Příkladem je nákup kancelářských potřeb, knihy jízd a nebo požární ochrana.

Platí, že každý vykonávaný anebo vnitřní provozní proces můžeme zařadit do jedné kategorie procesů. V úřadu by obecně neměly existovat procesy, které sami spadají do více kategorií. Kupříkladu výkon spisové služby, přestože je zčásti výkonem veřejné správy, protože má ohlášenou agendu veřejné správy, bereme jako veřejnoprávní činnost. Na druhou stranu platí, že prakticky pro všechny procesy výkonu veřejné správy, musíme dodržovat také veřejnoprávní procesy s tím související. Toto je důležité při zařazování modelovaných procesů v rámci byznysové architektury úřadu do těchto kategorií. Pokud se to udělá správně, bude podle této kategorizace jasné, jaké typy prostředků a třeba i informačních systémů jsou pro daný odborný proces potřeba a jaké podrobnosti se vážou na daný proces. To totiž je možné vyčíst z příslušné kategorie procesů.

Pro úřad speciálně platí některé obecné premisy:

Výkon veřejné správy se neobejde bez veřejnoprávních procesů: Třeba i pro správní konání je třeba dodržovat spisovou službu apod.

Provozní procesy se vykonávají někdy také v systémech určených i pro veřejnoprávní procesy.

Prostředky pro procesy výkonu veřejné správy (a to především údaje) nelze slučovat s prostředky pro provozní procesy.

ℹ️ Pokud je nějaká organizace Orgán veřejné správy nebo jiný veřejnoprávní subjekt a není Orgán veřejné moci, tak nevykonává veřejnou správu. Tedy pro ní neplatí první kategorie druhu procesů. A pouze pro samosprávu a tedy pro územně samosprávné celky se procesy veřejné správy dělí na dvě podkategorie a to pro přenesenou a samostatnou působnost.