Rámcový postup tvorby informační koncepce

Při vytváření Informační koncepce OVS dle nových požadavků je navržen následující rámcový postup:

Musíme dobře pochopit, co to IK je, k čemu je a jak nám pomůže.

Je vhodné v úřadu/organizaci tohle dobře diskutovat a edukovat, včetně přínosů a důležitosti IK a potřeby součinnosti různých útvarů.

Tvorba IK je typický projekt, řídíme to tedy jako náš interní projekt, je to projekt celé organizace a nikoliv pouze IT.

Určíme zodpovědnou osobu za koordinaci tvorby IK a zpracování znalostí potřebných pro IK, ať už jde o projektového manažera, nebo o autora IK, či jen supervizora a projektového manažera hlídajícího externího dodavatele, jež má IK vytvořit.

Určíme malý, ale efektivní tým nejdůležitějších stakeholderů v organizaci a v tomto týmu diskutujeme postupně vše co se týká IK a probíráme i jednotlivé vstupy a výstupy a hlavně závěry při její tvorbě (třeba část architektonického boardu).

Zjistíme si, zda a v jaké kvalitě buď máme, nebo jsme schopni relativně brzy vytvořit a připravit znalosti, k tomu nám pomůže seznam Jaké znalosti potřebujeme pro tvorbu IK.

Připravíme si šablonu, respektive osnovu IK, k tomu můžeme využít Vzory a osnovy IK OVS.

Pro každou kapitolu a podkapitolu si řekneme, co by měla obsahovat a zda a v jaké kvalitě pro ní máme obsah.

Určíme si, jaký zdroj znalostí budeme mít, zda kupříladu architekturu, nějakou evidenci, apod.

Určíme, které útvary a kdo má na dané kapitole spolupracovat a kdo k ní má co říci napříč organizací.

Zjistíme potřebné znalosti a jejich kvalitu a aktuálnost, popřípadě si určíme, jak další potřebné znalosti zjistíme, přitom vycházíme zejména z architektury.

Provedeme si hodnocení současného stavu organizace a ICT, k tomu využijeme:

hodnocení dle procesů stanovených dlouhodobým řízením (Zhodnocení podle procesních povinností dlouhodobého řízení)

hodnocení podle architektonických principů z IKČR (Zhodnocení souladu s principy IKČR)

hodnocení podle zásad řízení ICT z IKČR (Zhodnocení souladu se zásadami IKČR)

hodnocení řešení podle klíčových oblastí architektury (Zhodnocení souladu s klíčovými oblastmi architektury)

Popíšeme si současný stav řízení IT, včetně organizace útvaru IT a součinnosti s dalšími útvary a zejména s klíčovými rolemi v organizaci.

Znalosti z předchozích kroků využíváme v jednotlivých částech. Pro správné vyplnění můžeme využít předpřipravené Připravené vzory pro části obsahu do IK OVS:

pro sebehodnocení skutečnosti a souladu s legislativními a dalšími požadavky

pro popis současného stavu a popis co chceme změnit a jak.

pro definici záměrů, jako těch jednotlivých změn.

Informační koncepci zpracováváme jako data:

v architektuře, jde-li o obsah architektury podle NAR/NAP a architektonické znalosti

v dalších evidencích a seznamech, jde-li o další znalosti potřebné pro řízení

Katalog záměrů IK, jde-li o sledované záměry rozvoje a realizace projektů ICT.

Základem koncepce je architektura (a architektonické znalosti), proto primárně vytváříme takové znalosti, které můžeme využít do IK.

Jak postupně procházíme jednotlivé vrstvy architektury organizace a tím i obsahy pro jednotlivé kapitoly IK, postupně se nám rozšiřuje jednak poznání a jednak i naše cíle a záměry, jimiž je chceme realizovat.

Správně adoptujeme rámec Informační koncepce ČR, tedy:

adoptujeme vhodné cíle z IKČR, a ty budeme realizovat záměry

řešíme nesoulad u principů a zásad, a opět nápravu nesouladu či zlepšení realizujeme záměry

teprve pokud v IKČR nenajdeme pro nás vhodný cíl, princip či zásadu, stanovíme si je jako vlastní

Necháme si postupně schválit v širším týmu:

Závěry ze zhodnocení, jak jsme jednotlivá zhodnocení dělali v předchozích krocích

Naše vlastní cíle, principy a zásady, kterými jsme si doplnili ty národní z IKČR

Budoucí stav IS, Budoucí stav řízení ICT, k nim způsoby dosažení

Výsledné záměry z IK.

Projednáme celou IK v rámci organizace