Odpověď na výjimky z prokazování atestací původcem u elektronického systému spisové služby

Byla zpracována odpověď na výjimky z prokazování atestací původcem u elektronického systému spisové služby. Odpověď je určena pro zveřejnění. Autorem je :poradna EGdílny, zpracováno 24. října 2024

Dotaz na výjimky z prokazování atestací původcem u elektronického systému spisové služby

Ustanovení zákona 499/2004 k tomu, kdo musí a nemusí prokazovat soulad svého ESSL atestací, nejsou jednoznačná. Jak to tedy je? Platí to jako výjimka třeba pro školy, nebo je to výjimka z výjimky?

K této věci po podrobném prostudování konstatuje :poradna EGdílny následující:

Ustanovení zákona 499/2004 Sb. (zákon o spisovce) týkající se výkonu spisové služby v elektronickém systému spisové služby prověřeným atestem, jsou poněkud zmatečná. Navíc je třeba brát na zřetel i návaznosti dalších povinností u těch původců, kteří vykonávají působnost jako Orgán veřejné moci podle zákona 111/2009 Sb. (zákon o základních registrech).

Obecně platí, že Veřejnoprávní původce musí vykonávat spisovou službu. Platí, že jí vykonává v elektronické podobě a to v elektronickém systému spisové služby. Dál obecně platí, že Elektronický systém spisové služby musí splňovat veškeré legislativní i technické Požadavky na ESSL. To, že tomu tak je, je prověřeno atestem. Tedy by obecně mělo platit, že Veřejnoprávní původce má pouze Elektronický systém spisové služby, který má Atest ESSL. Nicméně z posledně uvedeného existují právě výjimky, a to pro obce základního typu, školy, organizace zřízené obcemi.

To v žádném případě neznamená, že by tito původci nemuseli vykonávat spisovou službu a nebo že by tak nemuseli činit prostřednictvím ESSL. Jen nemusí dokládat atest.

Tato výjimka je ovšem tak trochu obsoletní, protože neexistuje výjimka, která by umožňovala mít Elektronický systém spisové služby nesplňující Požadavky na ESSL. Jde jen o potvrzení atestem, nikoliv o soulad ESSL s legislativou a jejími požadavky. Z toho plyne, že tato výjimka defacto nemá pro Veřejnoprávní původce smysl.

Doporučení: Protože takový Veřejnoprávní původce má svého zřizovatele, který je sám Veřejnoprávní původce, je vzhledem k povinnosti efektivizace využívání finančních prostředků dobrým doporučením, aby zřizovatel z pozice veřejnoprávního původce, zajistil ESSL pro sebe a jím zřízené Veřejnoprávní původce. Tak mají všichni jistotu, že mají řádný ESSL a ten má být od dodavatele doložen atestem. Tím bude splněna jak povinnost mít ESSL splňující všechny Požadavky na ESSL, tak i povinnost pro některé mít toto prověřeno nezávislým atestem. Vzhledem k tomu, že Atest ESSL řeší dodavatel, který nabízí a dodává ESSL, zadavatele to nic nestojí a má jistotu souladu se zákonem.

:poradna EGdílny, 24. října 2024

Určeno pro zveřejnění