Vysvětlení používání a ověřování oprávnění k zastupování

V této části přiblížíme nejen orgánům veřejné moci, jak správně pracovat s mandáty - tedy s oprávněními a kdy a jakou cestou oprávnění ověřovat.

Důležité pojmy

Důležité pojmy spojené se zastupováním a oprávněním:

Agendový informační systém Registru zastupování (AIS REZA) : Informační systém pro uživatele z orgánu veřejné moci, kterým se vkládají a upravují šablony a oprávnění do Registru zastupování. AIS REZA

Explicitní Oprávnění : Oprávnění k zastupování definované klientem veřejné správy (zastupovaným). Jde o soukromoprávní mandát.

Implicitní oprávnění :

Jednající osoba : Fyzická osoba, která technicky jedná jménem zastupované osoby.

Katalog oprávnění : Veřejný seznam jednotlivých druhů oprávnění a jejich šablon registrovaných v rámci Registru zastupování.

Klient Veřejné správy : Jedná se o fyzickou, podnikající fyzickou nebo právnickou osobu, která má záznam v Základních registrech (ROB, ROS) a která interaguje s veřejnou správou, respektive s orgánem veřejné moci.

Mandát : Oprávnění k zastupování a jednání jménem jiné osoby, respektive oprávnění jiné osoby jednat jménem zastupovaného.

Orgán veřejné moci (OVM) : Subjekt, který vykonává působnost v rámci agend veřejné správy a je zapsán v Registru práv a povinností, respektive v Registru orgánů veřejné moci Orgán veřejné moci

Plná moc : Plná moc je jednostranným právním jednáním, kterým zmocnitel zmocňuje jinou osobu, aby ho zastupovala v určité záležitosti. Plná moc je tedy právním dokumentem, který potvrzuje, že zmocnitel udělil zmocněnci oprávnění jednat v jeho jménu a za něj. Jde o explicitní oprávnění, které se vede jako soukromoprávní mandát.

Referenční údaje : Údaje vedené v základním registru a vyznačené jako referenční v zákoně 111/2009 o základních registrech. Orgány veřejné moci mají povinnost je automaticky využívat.

Registr obyvatel (ROB) : Základní registr udržující referenční identity a referenční údaje o fyzických osobách. Registr obyvatel

Registr osob (ROS) : Základní registr udržující referenční identity a referenční údaje o právnickýc osobách a právnických subjektech. Registr osob

Registr práv a povinností (RPP) : Základní registr agend veřejné správy, orgánů veřejné moci a soukromoprávníchuživatelů a o právech a povinnostech osob. Registr práv a povinností

Registr zastupování (REZA) : Informační systém o oprávněních k zastupování. Jde o součást Registru obyvatel, kde se vedou údaje o soukromoprávních mandátech a veřejnoprávních mandátech.

Šablona oprávnění : Šablona zápisu oprávnění v Registru zastupování, podle které se zapisují jednotlivá oprávnění plynoucí z mandátů. Šablona oprávnění

Soukromoprávní mandát : Zápis o oprávnění k zastupování jiné osoby, který přímo neplyne ze zákona, ale z rozhodnutí zastupované osoby, jako je třeba plná moc, apod. Jde o explicitní oprávnění.

Veřejnoprávní mandát : Zápis o oprávnění k zastupování respektive k jednání za jinou osobu, který vzniká zákonem nebo rozhodnutím orgánu veřejné moci. Je implicitním oprávněním.

Základní registry (ZR) : Základní registry stanovené Zákonem 111/2009 o základních registrech. Jsou jimi: Registr obyvatel, Registr osob, Registr práv a povinností a Registr územní identifikace adres a nemovitostí. Základní registry

Zastoupení : Jednání jedné osoby (zmocněnce) ve prospěch druhé osoby (zmocnitele).

Zástupčí oprávnění : Explicitní oprávnění sjednané plnou mocí mezi jednající osobou (zmocněncem) a zastupovanou osobou (zmocnitelem). Jde o soukromoprávní mandát.

Zastupovaná osoba : Zmocnitel, nebo zastupovaná osoba, jejímž jménem se jedná.

Zastupující osoba : Zmocněnec, nebo jiná jednající osoba, která jedná jménem někoho jiného.

Zmocněnec : Ten, kdo zastupuje zmocnitele na základě plné moci, nebo jiného explicitního oprávnění.

Zmocnitel : Ten, kdo je zastupován zmocněncem k jednání na základě plné moci, či jiného explicitního oprávnění. Jeho jménem se jedná a jeho jménem je komunikováno.

Co je to oprávnění

Pro účel výkonu veřejné správy je oprávnění důležité zejména v případě, kdy klient veřejné správy komunikuje elektronicky s OVM, ať už v rámci portálu, nebo jiným způsobem.

Mandát

Mandátem je neformální název pro oprávnění fyzické osoby jednat jménem jiné fyzické osoby, nebo jménem právnické osoby či právnického subjektu. Mandát se řeší zejména ve formě při elektronické komunikaci klienta s úřadem a ve formě při zpracování na straně OVM. U mandátu jde vždy o to, že Jednající (zastupující) osoba jedná nikoliv svým jménem, ale jménem zastupované osoby. A jde o to, jednak jestli takové právo má a jestli takto jedná.

Důležité jsou dvě role osoby:

Zastupovaná osoba: Fyzická nebo právnická osoba, která právně jedná (ten, kdo činí úkon či využívá službu)

Jednající osoba: Fyzická osoba, která technicky jedná a to prostřednictvím třeba ISVS (portál), nebo využije jiný obslužný kanál, ale jedná jménem zastupované osoby.

Důležité pro výkon veřejné správy je to, že OVM musí jednoznačně vědět, s kým má v rámci daného úkonu či služby co do činění, a pečlivě si zjistit, zda konkrétní komunikující osoba je ta správná.

Rozlišujeme dva druhy mandátů:

: oprávnění stanovené zákonem (rodič, jednatel)

: oprávnění stanovené zastupující osobou (plná moc, mandátní smlouva)

Jednotlivé mandáty jsou vedeny prostřednictvím struktury Šablona oprávnění v rámci informačního systému . Seznam mandátů - tedy druhů oprávnění obsahuje Katalog oprávnění Registru zastupování.

Veřejnoprávní mandát

Veřejnoprávní mandát je oprávnění fyzické osoby jednat jménem jiné fyzické či právnické osoby pocházející ze zákona. Jde třeba o rodiče nezletilého dítěte, jednatele právnické osoby, insolvenčního správce.

Toto oprávnění pochází ze zákona, který definuje vztah mezi osobou Jednající a osobou zastupovanou, jejímž jménem osoba má jednat. Je definován dle konkrétního zákona a musí být z moci úřední zapsán v příslušném informačním systému veřejné správy, jako je ISEO nebo Registr osob.

Pro stranu klienta veřejné správy zprostředkuje usazením do role po přihlášení s využitím zaručené elektronické identifikace. Za získání oprávnění a zasazení do role zodpovídá správce ISVS, ve kterém klient činí úkon nebo čerpá službu. Tedy jde o správce příslušného portálu.

Pro stranu orgánu veřejné moci potřebujícího ověřit oprávnění k jednání při zpracování podání si OVM zajistí s využitím referenčních údajů ze základních registrů případně dalších údajů z ostatních ISVS.

Jde o takzvané implicitní oprávnění.

Soukromoprávní mandát

Soukromoprávní mandát je mandát - tedy oprávnění k zastupování, které je uděleno na základě rozhodnutí zastupované osoby. Nejde tedy o zákonný , ale kupříkladu o konkrétní oprávnění uvedené v plné moci. Právě plná moc jako nositel zástupčího oprávnění je nejčastější formou soukromopráního mandátu.

Soukromoprávní mandát narozdíl od veřejnoprávního není veden jako vazba osob a proto jej ve většině případů Orgán veřejné moci nemůže automatizovaně znát prostřednictvím využívání referenčních údajů. Místem, kde je případně takové oprávnění zapsáno je .

Pro stranu klienta veřejné správy, klient může provést zápis takového oprávnění do REZA. Pro potřeby oprávnění v případě kupříkladu přístupu do informačního systému (typicky portál), správce ISVS zajistí napojení na REZA a i soukromoprávní mandát umožní klientovi takto využít. Jde o , již ve fázi autorizace a přihlášením s využitím elektronické identifikace fyzické osoby uživatele a jeho správným usazením do role dle oprávnění.

Pro stranu orgánu veřejné moci, pokud je oprávnění zapsáno v REZA, OVM provede s využitím údajů vedených v rámci REZA jako součásti RPP a nebo nahlížením prostřednictvím AIS REZA.

Jde o takzvané explicitní oprávnění.

Jak na oprávnění v OVM

Při zajišťování ověření mandátu jako oprávnění jednání fyzické osoby jménem jine fyzické či právnické osoby, je nutno rozlišovat dva usecasy:

Na straně klienta, kdy klient potřebuje vystupovat jménem jiné osoby vůči OVM v elektronické komunikaci prostřednictvím ISVS (typicky portál) a správce ISVS jej musí správně usadit do příslušné role. Jde o a to výhradně s využitím přihlášení přes elektronickou identifikaci a následně využití získání oprávnění přes . Pak OVM zná tento mandát a jedná podle něj, role je v případě úkonu a podání již součástí jeho údajů.

Na straně orgánu veřejné moci, když zjišťuje při jednání, zda konkrétní fyzická osoba je oprávněna s ním jednat jménem jiné osoby a v jaké roli a zda jde o Veřejnoprávní mandát, nebo Soukromoprávní mandát. Tady jde o , jež nezajišťuje klient, ale příslušné OVM. K tomu využívá referenční údaje ze základních registrů a další údaje z dalších ISVS pro Veřejnoprávní mandát a související služby Registru práv a povinností pro některé Soukromoprávní mandát.

Ověření oprávnění osoby

Ověření oprávnění je určeno pro případy, kdy komunikuje klient elektronicky s informačním systémem veřejné správy (typicky portál).

Cílem je ověřit oprávnění přihlášené fyzické osoby jednat za jinou osobu (tedy ).

Uživatelem je tedy klient i přes to, že tak činí prostřednictvím ISVS spravovaného OVM. Využije se výhradně pro účely klienta a jeho role, kupříkladu při podání. OVM při své působnosti využije mechanismus , s využitím údajů ze základních registrů, popřípadě dalších ISVS.

Ověření role osoby

Orgán veřejné moci pro případy působnosti musí ověřit, zda Jednající fyzická osoba, jednající jménem někoho jiného, má oprávnění jednat jménem zastupované osoby. Respektive to, zda třeba úkon činěný určitou osobou, za ni může činit jiná fyzická osoba.

Toto řeší výhradně OVM na své straně a to získáním třeba údajů ze základních registrů a dalších ISVS, kde jsou zaznamenány vazby osob pro Veřejnoprávní mandát a služby Registru práv a povinností přes Registr zastupování pro Soukromoprávní mandát. Toto se řeší třeba v případě, kdy OVM je doručen dokument odeslaný nějakou fyzickou osobou (jinou cestou, než přes ISVS, třeba portál) lze považovat za úkon činěný zastupovanou osobou.

Druhy ověření pro potřeby působnosti OVM

Ověřování role a oprávnění využitím údajů ze základních registrů

Orgán veřejné moci je povinen v souladu s ustanovením zákona 499/2004 Sb. (zákon o spisovce) k výkonu jakékoliv své působnosti v jakékoliv agendě využívat referenční a agendové údaje. Využívání referenčních údajů je neoddiskutovatelnou povinností vždy. Informace o oprávněních přes jsou vždy zároveň zapsány v příslušných informačních systémech, kupříkladu:

Informace o jednatelích právnické osoby vede Registr osob,

Informace o rodičích dítěte a o dětech rodiče vede ISEO v kombinaci s údaji, jež o fyzických osobách vede Registr obyvatel,

Informace o opatrovnictví a údaje o opatrovníkovi jsou vedeny také kombinací údajů z ROB a ISEO.

OVM má tyto údaje využívat a tedy musí zjišťovat kombinací téchto údajů zejména s oprávněním k zastupování. Pokud jednající osoba třeba zašle podání elektronickou poštou, OVM si musí s využitím údajů v základních registrech a dalších informačních systémech ověřit, zda je daná osoba třeba jednatelem právnické osoby, jejímž jménem učinila podání.

❗ Toto platí navíc i v případě údajů o zapsaných v rámci , neboť i tyto údaje jsou referenční údaje v Registru práv a povinností. OVM tedy má tyto referenční údaje využívat a to příslušnými službami ISZR prostřednictvím svého agendového informačního systému.

Ověřování role a oprávnění nahlížením do Registru zastupování

Orgán veřejné moci při své působnosti musí splnit povinnost využívání referenčních údajů. Referenčními údaji jsou i údaje vedené v rámci Informačního systému o oprávněních k zastupování ().

OVM má možnost kromě přístupu prostřednictvím příslušných služeb Registru práv a povinností také určitého přímého nahlížení do Registru zastupování. K tomu slouží informační systém AIS REZA. Uživatel v příslušných činnostních rolích se může přihlásit do AIS REZA a kromě jiného si zobrazit příslušná oprávnění, nehledě na to, zda je definuje , nebo .

Jde ovšem o krajní příklad, kdy příslušný OVM nemá svůj Agendový informační systém uzpůsobený využívání služeb ISZR. Je třeba zdůraznit, že i nahlížením se jedná o přístup k referenčním údajům, o kterém bude subjekt údajů řádně informován s uvedením činnosti a agendy. Digitální a informační agentura vydala pro úředníky pro tento případ videonávod .

Registr zastupování

Informační systém o oprávněních k zastupování - Registr zastupování (REZA) je součástí Registru práv a povinností. Obsahuje údaje o formách oprávnění (), které reprezentuje Šablona oprávnění, ale především jednotlivá oprávnění. REZA je provozován dle § 52a zákona 111/2009 Sb. (zákon o základních registrech) a obsahuje referenční údaje, tedy je každý Orgán veřejné moci musí využívat.

Údaje o jednotlivých oprávněních jsou referenčními údaji Registru práv a povinností. Jde-li o oprávnění, které stanovuje , jsou tyto údaje zapisovány automatizovaně příslušnými agendovými informačními systémy, nebo základními registry. Jde-li o oprávnění na základě rozhodnutí zastupované osoby, tedy o , jsou zapisovány buď přímo klienty veřejné správy, nebo příslušnými OVM.

Uživatelé z OVM přistupují a editují údaje Registru zastupování prostřednictvím informačního systému AIS REZA. V rámci REZA je veden také Katalog oprávnění Registru zastupování.

V rámci wiki NAEG je speciální Stránka Oprávnění k zastupování v elektronické komunikaci s dalšími podrobnostmi k REZA.