Nesmí vznikat papíry

Různé závazné předpisy a rámce jednak přikazují digitalizaci (včetně vnitřní digitalizace), ale také vesměs zakazují nedigitalizaci. Asi nejdrsnější takovou povinnost stanovuje vyhláška 259/2012 Sb. (vyhláška o podrobnostech spisové služby):

§ 16 odst. 3 věta druhá, Vyhlášky č. 259/2012: Veřejnoprávní původce vyhotoví dokument v podobě, v jaké vykonává spisovou službu, ledaže povaha dokumentu takové vyhotovení vylučuje.

Toto ustanovení se týká výkonu spisové služby, což je ale obecná správa veškerých dokumentů v celé organizaci a tedy se tím jakákoliv organizace, která je Veřejnoprávní původce, musí povinně řídit.

Toto ustanovení říká, že u dokumentů vzniklých z činnosti původce, jelikož veřejnoprávní původce povinně vykonává spisovou službu v elektronické podobě, musí vznikat a vyhotovovat výhradně digitální dokumenty. Z této povinnosti jednoznačně plyne, že nesmí vytvářet listinné dokumenty a to ani pro interní potřebu, neboť i to je výkon spisové služby.

❗ Nezaměňovat vytváření a vyhotovování dokumentů za odesílání v listinné podobě (odeslání listinného prvopisu nebo stejnopisu nemá s vyhotovením dokumentu nic společného). Pozor tedy třeba na to, abyste v OVS protizákonně netvrdili, že u dokumentu to jeho povaha vylučuje jen proto, že ho na konci procesu musíte odeslat v listinné podobě.