Workshop Správa dokumentů a spisová služba pro školy v Libereckém kraji

Liberecký kraj a partneři pořádají dohodnutý odborný workshop na téma práce s dokumenty pro střední školy v rámci L"bK.

Workshop se uskuteční 27.5.2025 a bude celodenní (pravděpodobně od 10:00).

Organizační věci řešte s panem ředitelem Jiřím Kabelkou, dotazy níže do diskuse.

Agenda workshopu

Jak bylo dohodnuto na schůzce ředitelů škol, agenda workshopu a jeho obsahový rámec je následující:

Cílem workshopu není naučit se se spisovou službou jako aplikací. Organizace mají používat hostovaný ESSL od kraje a kde to nepoužívají, tam budou mít velké problémy splnit všechny příslušné povinnosti. Ale není to technické školení na GINIS. Tohle je o rámci, o zákonech, povinnostech, procesech a o praktických postupech speciálně pro školy.

Naprosté základy: Co jsou dokumenty a co je to správa dokumentů, důležité pojmy a jak jim rozumět?

Není to jen spisová služba: Správa dokumentů není jen spisovka, na druhou stranu spisovka není aplikace. Jak to rozumně pochopit a klást důraz na to důležité?

Kde všude se setkáváme se správou dokumentů, jaký je rozdíl mezi spisovou službou a tím ostatním

Digitální dokument, co to je a jak to funguje, kdy je dokument správný a co znamená, když správný není

Než zabředneme do procesů: Na co všechno musíme myslet a čeho se to všeho týká?

Obecné náležitosti k dokumentu, a to zejména u digitálního dokumentu.

Podpisy, razítka, elektronické podpisy, elektronické pečetě, časová razítka, kdy co použít a kdy ne?

Jak se chovat, když přijímám nebo vystavuji dokument?

Legislativa a povinnosti: Jaké jsou legislativní a další závazné rámce? Co hledat ve kterém zákoně, pokud to potřebujeme? A hlavně, jaké jsou zcela konkrétní povinnosti týkající se dokumentů?

Legislativní rámec spisové služby: Zákon, vyhláška a Národní standard

Další důležité zákony a co v této oblasti znamenají

Podrobné projití vyhlášky jako procesního základu (v části s procesy)

Seznam všech souvisejících povinností a jejich význam

K jednotlivým procesům: Podrobně projdeme všechny procesy spisové služby a jak se mají obecně dělat

Dokumenty v ostatních systémech:

Nějaké ty praktické návody a tipy a triky:

Podklady a materiály k workshopu

Hlavním dokumentem je ucelený materiál Základní metodika pro spisovou službu a správu dokumentů v prostředí školy

Obecné věci jen ke spisové službě jsou v kapitole O spisové službě obecně

Mimo celou spisovou službu je důležité i vědět, kteréeeeeeeeeeeeeeeeee Druhy dokumentů škol povinně předávané archivu

Dotazy a připomínky

Diskusi níže využijte ke kladení otázek a připomínek. Budeme se snažit odpovědi zahrnout do podkladů a do workshopu. Dotazy kladené v rámci workshopu pak zodpovíme také v této diskusi a v podkladových materiálech.