Další důležitá legislativa a její vazby na spisovou službu

Zákon č. 111/2009 Sb., o základních registrech

Udává OVM povinnost využívat referenční údaje ze základních registrů.

Zakazuje za standardních situací vyžadovat či požadovat doložení údajů v ZR.

Udává povinnosti reklamace, zpochybnění a aktualizace údajů v ZR.

Stanovuje technické podmínky pro napojení na ISZR a propojování informačních systémů.

Spisová služba je pro ZZR jednou ze sobě rovných agend.

Kromě povinností v AZ si OVM musí plnit i povinnosti k referenčním údajům.

I v agendě Spisové služby se musí využívat referenční údaje a sdílení údajů v PPDF, a to i pro účely odeslání dokumentu, a to vždy v aktuálním stavu v ZR-

Původce, který není OVM má pak povinnost využívat některé referenční údaje a to v roli Soukromoprávní uživatel údajů

Zákon č. 300/2008 Sb., o elektronických úkonech a autorizované konverzi dokumentů

Stanoví povinnost předávat si dokumenty z OVM do OVM datovou schránkou, řeší výhradně dokumenty, neřeší výměnu údajů, u které se počítá s vazbou mezi IS.

Stanoví povinnost doručovat dokumenty od OVM vlastníkům datové schránky.

Stanoví povinnost přijímat a strpět dokumenty doručené od subjektů do OVM datovou schránkou.

Řeší evidenci držitelů DS a funkce rozhraní ISDS pro získání údajů o datové schránce (ale pozor, to není referenční údaj ze ZR).

Udává rámec pro autorizovanou konverzi dokumentů.

Staví na roveň obě formy dokumentů v rámci konverze.

Zákon č. 365/2000 Sb., o informačních systémech veřejné správy

Stanovuje rámec pro fungování a rozvoj informačních systémů veřejné správy.

Dává určité povinnosti i pro elektronické systémy spisové služby.

Z pohledu ISVS je elektronický systém spisové služby informačním systémem veřejné správy a agendovým informačním systémem pro podporu výkonu agendy spisové služby, popř. například u obcí i pro jiné agendy.

Jmenný rejstřík je komponentou informačního systému veřejné správy a je agendovým informačním systémem využívajícím referenční údaje ze základních registrů v agendě Spisové služby, a to pouze a jen v této agendě.

Jmenný rejstřík musí pro výměnu údajů se základními registry využívat jako každý jiný AIS referenční rozhraní a služby Informačního systému základních registrů. Hledí se na to jako na vnější integraci.

OVS, které mají povinnost zpracovávat svoji informační koncepci, musí při jejím zpracování myslet i na oblast správy dokumentů a výkonu spisové služby a novou oblast povinností vést Jmenný rejstřík.

Zákon č. 110/2019 Sb., o zpracování osobních údajů

Udává základní rámec pro ochranu osobních údajů podle směrnice GDPR.

Podrobněji implementuje Nařízení Evropského parlamentu a Rady (EU) č. 2016/679, o ochraně fyzických osob v souvislosti se zpracováním osobních údajů a o volném pohybu těchto údajů (GDPR).

Stanovuje některá specifika zpracování osobních údajů pro veřejnoprávní subjekty a orgány veřejné moci.

Definuje obecnou potřebu zákonného zakotvení zpracování osobních údajů bez nutnosti souhlasu.

Udává podrobněji práva subjektů údajů požádat a dostat informace o nich vedených údajích a jejich zpracování.

Z pohledu spisové služby je v tomto klíčovém vedení Jmenného rejstříku, který slouží pro potřebu získání informací o tom, v jakých dokumentech jsou uvedené osobní údaje subjektů.

Zákon č. 297/2016 Sb., o službách vytvářejících důvěru pro elektronické transakce

Provádí transpozici eIDAS, tedy Nařízení EU č. 910/2014 ze dne 23. července 2014 o elektronické identifikaci a službách vytvářejících důvěru pro elektronické transakce na vnitřním trhu.

Stanovuje, co je důvěryhodná služba, kdo je poskytovatel, jaké typy služeb reguluje napříč státy a jak se regulují uvnitř ČR.

Udává jednotlivé validační prvky a jejich služby (služby identifikace, služby validace, podpisy, razítka, pečeti) a úrovně jejich důvěry apod.

Stanovuje povinnost veřejnoprávním subjektům a orgánům veřejné moci podepisovat a pečetit a razítkovat dokumenty a zprávy, jimiž se činí úkon či služba nejvyšší mírou důvěry na základě výhradně kvalifikovaných služeb poskytovaných kvalifikovaným poskytovatelem.

Zákon č. 250/2017 Sb., o elektronické identifikaci

Definuje celý rámec eID v ČR, včetně principů jeho využití a poskytování.

Definuje povinnost pro využívání identifikace využívat systém NIA (Národní bod).

Definuje vazbu mezi elektronickou identitou, elektronickou identifikací a důvěryhodnou validací dokumentů kvalifikovanou službou.

Zákon č. 181/2014 Sb., o kybernetické bezpečnosti

Stanovuje celý rámec kybernetické bezpečnosti.

ESSL a všechny ISSD jsou pochopitelně také informačními systémy a aplikacemi, u nichž se musí na kybernetickou bezpečnost myslet a dodržovat povinnosti stanovené tímto zákonem pro jednotlivé druhy původců.

Zákon č. 106/1999 Sb., o svobodném přístupu k informacím

Definuje povinnosti týkající se zveřejňování informací a poskytování informací na žádost a publikování údajů ve formě otevřených dat.

Agenda žádostí o poskytnutí informací je přitom jedna z typických agend realizovaných v ESSL, včetně vyřizování žádostí a poskytování odpovědí a informací a zajištění jejich zveřejnění.