Co je spisová služba a proč jí máme řešit

Spisová služba je "správa dokumentů". Je to o dokumentech a jejich evidenci, životním cyklu, ukládání, správě, vytváření, příjmu a odesílání a také skartacích.

Spisovou službu vnímáme ve třech kontextech:

Spisová služba jako procesy (faktický výkon spisové služby)

Spisová služba jako aplikace (Elektronický systém spisové služby)

Spisová služba z pohledu správního řádu (vedení spisu k dané věci)

Je proto důležité vždycky vědět o jaké "spisovce" se bavíme, protože se to dost směšuje a ve skutečnosti je to něco jiného.

Dvě věci, o kterých je spisová služba

Spisová služba je o dvou hlavních předmětech:

Spisy a dokumenty - ať už fyzické dokumenty na papíru, či digitální dokumenty v evidenci v počítači.

Metadata (údaje) o dokumentech - veškerá metadata o dokumentech, spisech a také o tom, co se s dokumenty a spisy v průběhu času dělo. —- Při každé drobnosti týkající se spisové služby se bavíme o obou těchto

Dva významy pojmu spisové služby

U půvdců se často setkáváme s dvojím pojetím sousloví \"spisová služba\", a to v těchto dvou významech:

Spisová služba (z pohledu spisovenského) je správa a evidence všech dokumentů v organizaci a obsahuje procesy týkající se samotného spravování dokumentů a spisů jako předmětů.

Spisová služba (z pohledu úředního) je evidence spisového materiálu v úředním jednání, tedy spis k jednomu řízení či kauze a dokumenty jako podklady pro toto úřední jednání.

Tyto dva světy se prolínají. Je nicméně nutné si vždy ujasnit, když mluvíte o spisové službě, o spisech, o dokumentech, a třeba i o lhůtách, o kterém z významů se bavíte. Lhůta doručení pro spisovou službu a lhůta doručení pro úřední úkon jsou dvě odlišné věci.

Nás bude zajímat ten první význam, tedy správa všech dokumentů. Nehledě na to, že některé spisy a dokumenty jsou úředního charakteru, my se budeme soustředit na spisovou službu jako evidenci, nikoliv na spisovou dokumentaci podle Správního řádu. Nicméně i klientům se tyhle dva světy často pletou, obzvlášť pokud se bude jednat o klienta, který je úřadem (orgánem veřejné moci) a provádí činnosti i podle Správního řádu, či jiného správně-procesního předpisu. U půvdců se často setkáváme s dvojím pojetím sousloví \"spisová služba\", a to v těchto dvou významech:

Spisová služba (z pohledu spisovenského) je správa a evidence všech dokumentů v organizaci a obsahuje procesy týkající se samotného spravování dokumentů a spisů jako předmětů.

Spisová služba (z pohledu úředního) je evidence spisového materiálu v úředním jednání, tedy spis k jednomu řízení či kauze a dokumenty jako podklady pro toto úřední jednání.

Tyto dva světy se prolínají. Je nicméně nutné si vždy ujasnit, když mluvíte o spisové službě, o spisech, o dokumentech, a třeba i o lhůtách, o kterém z významů se bavíte. Lhůta doručení pro spisovou službu a lhůta doručení pro úřední úkon jsou dvě odlišné věci.

Nás bude zajímat ten první význam, tedy správa všech dokumentů. Nehledě na to, že některé spisy a dokumenty jsou úředního charakteru, my se budeme soustředit na spisovou službu jako evidenci, nikoliv na spisovou dokumentaci podle Správního řádu. Nicméně i klientům se tyhle dva světy často pletou, obzvlášť pokud se bude jednat o klienta, který je úřadem (orgánem veřejné moci) a provádí činnosti i podle Správního řádu, či jiného správně-procesního předpisu.

Tři důvody existence spisové služby

Proč spisová služba existuje?

Aby byl pořádek v dokumentech, šlo je vždy rychle najít a pracovat s nimi.

Aby existovaly důkazy každé operace a manipulace s dokumenty, včetně toho, kdo a kdy ji udělal.

Aby měl původce důkazní prostředky o své práci a nezpochybnitelné prokázaní dokumentu.

Dva druhy dokumentů a ESSL

Elektronická spisová služba se zabývá:

Digitálními dokumenty (všechno se vede v ESSL, a to včetně samotných souborů dokumentů)

Analogovými dokumenty (v ESSL se o nich vedou metadata a evidence, samotné dokumenty se vedou papírově)

Vždy tedy v systému dokumenty evidujeme, vedeme jejich metadata, vedeme záznamy o událostech a operacích, vytváříme a odesíláme, střednědobě ukládáme a vyřazujeme je.